Les tutos shopify

Nul en Shopify : nos tutos pour le maîtriser de A à Z

Focus sur la fonction « Compte »

 

Aujourd’hui, je vous propose d’avancer dans la série d’articles consacrés à Shopify, avec ce troisième épisode consacré spécifiquement au compte administrateur et à tout ce que vous devez connaître sur la question.

 

La notion de « compte propriétaire »

 

Vous êtes administrateur principal de votre boutique (avec l’adresse email que vous avez initialement fournie à Shopify, lors de la création) et, à ce titre, vous disposez de plusieurs droits techniques et administratifs correspondants, à la différence des autres gestionnaires que vous pouvez ajouter par la suite :

  • La modification des informations de paiement
  • La gestion des membres de votre équipe (qui doivent passer par vous pour modifier leur propre mot de passe ou demander une modification de leurs droits)
  • La mise en veille ou la suppression de la boutique
  • La possibilité de transférer la propriété de la boutique à un membre de l’équipe

Aucune des interventions décrites ci-dessus ne peut être effectuée si vous n’êtes pas connecté en tant que propriétaire.

Attention, donc, si vous disposez de plusieurs comptes à des fins de tests, de toujours penser à vous reconnecter sur le compte admin principal, pour avoir accès à toutes les fonctions.

 

Se connecter à sa boutique, selon l’appareil utilisé

 

Petite précision utile : le mode de connexion varie selon que vous passez par un ordinateur ou un smartphone.

  • Dans le premier cas, vous devez simplement passer par l’adresse Internet : https://www.shopify.com/admin
  • Dans le second, vous devez installer l’application Shopify pour iPhone ou Android.

Notez que vous pourrez ajouter plusieurs boutiques différentes à l’application (en cliquant sur « Store », en haut à droite, puis sur « Add account », et donc naviguer de l’une à l’autre en utilisant ensuite la fonction « switch », ce qui n’est pas possible dans la version pour ordinateur.

En cas de mot de passe perdu, vous pouvez à tout moment demander une réinitialisation, en cliquant sur le point d’interrogation à droite du champ « password » (version ordinateur) ou « forgot password ? » (version app smartphone).

Un lien est alors envoyé vers votre adresse email propriétaire, qui vous permettra de créer un nouveau mot de passe.

Attention, trop de tentatives erronées ou de demandes de réinitialisation répétées auront pour conséquence de bloquer votre compte pour une période de 6 à 12 heures !

Dans la suite de cet article, je vous donne les manipulations valables pour une connexion via ordinateur, les correspondances étant simples à retrouver au sein de l’app smartphone, avec des libellés similaires.

 

Aperçu général de la gestion de votre compte

 

Dans la page https://www.shopify.com/admin/settings/account, vous pouvez gérer/consulter tout ce qui concerne :

  • Votre type d’abonnement Shopify (formule et cycle de facturation mensuel, semestriel ou annuel)
  • Vos informations de paiement (numéro de carte et adresse de facturation, la carte étant le seul moyen de paiement accepté par Shopify)
  • Votre propre compte, en cliquant sur votre nom (notamment pour activer le mode de connexion sécurisée en deux étapes « Two-step authentification » et consulter votre historique de connexion dans l’administration de la boutique)
  • Les membres de votre équipe (ajouter, supprimer, modifier le type de droits, qui peuvent être globaux ou déterminés rubrique par rubrique, selon le degré de responsabilité que vous voulez donner à chacun)
  • Vos précédentes factures (consulter et télécharger)
  • Le statut de votre boutique (mettre en pause ou supprimer)

Pensez à bien mettre régulièrement à jour vos informations de carte et d’adresse de facturation, d’une part pour éviter un rejet de paiement côté Shopify, mais aussi pour que vos factures affichent des informations correctes, pour votre comptabilité.

 

Formule et cycle de paiement

 

Pour ce qui concerne le type d’abonnement, notez que vous pouvez choisir la combinaison de votre choix entre les trois formules et les trois cycles proposés.

Par exemple, vous pouvez choisir la formule de base à 29 $ par mois, tout en payant par cycle annuel, ou la formule normale à 79 $ par mois, avec un cycle mensuel ou bi-annuel.

Notez bien que :

  • L’avantage d’une formule plus élevée est que vous bénéficiez de plus de fonctions intégrées et que le prélèvement opéré par Shopify sur chaque transaction dans votre boutique est proportionnellement moins élevé lorsque vous êtes sur une formule plus avancée.
  • L’avantage d’un cycle plus long (vous payez d’un coup plusieurs mois d’avance) est que vous bénéficiez d’une réduction sur le total, le prix de revient au mois d’abonnement étant moins élevé.

Le conseil que je donne habituellement est de partir sur la formule de base avec un cycle mensuel, le temps de tout mettre en place, organiser votre marketing, faire connaître la boutique, etc., pour ensuite évoluer vers une formule supérieure et un cycle plus long, afin de faire des économies d’échelle, une fois que votre boutique connaît un certain succès et que vous avez la certitude que votre business est parti pour durer.

  • La comparaison entre les formules et les cycles (leurs avantages et les coûts associés) se fait via la fonction « Compare plans » en haut de la page « Account ».

Une fois sur la page de comparaison, vous pouvez modifier votre formule ou votre cycle (en cliquant, dans ce deuxième cas, sur « Change your billing period »).

  • Si vous désirez simplement et rapidement modifier votre formule à la hausse, sans toucher au cycle de paiement, vous pouvez aussi utiliser le bouton « Upgrade plan », lorsque vous êtes sur la page « Account » précédente.
  • Si, au contraire, vous souhaitez faire évoluer votre formule à la baisse, il vous faudra suivre les mêmes manipulations que pour le mode « comparaison ».

Précision importante à connaître : toute modification de cycle (que vous changiez en parallèle votre formule, ou pas) se traduit par l’émission immédiate d’une facture qui clôt votre cycle en cours, et le démarrage d’un nouveau cycle. Tout crédit qui vous serait dû par Shopify, en raison des modifications, est immédiatement imputé à votre future facture.

 

Réglages complémentaires

 

Voici un rappel des diverses pages d’administration où vous pourrez modifier certains paramètres essentiels de votre compte :

  • Le type de boutique et les canaux de vente associés : Settings/Channels
  • L’adresse email du compte propriétaire : Settings/General
  • L’adresse physique de votre business, utilisée auprès de vos clients : Settings/General

Comprendre vos factures

 

Tout ce que vous réglez à Shopify, en tant que propriétaire de la boutique, est bien évidemment récapitulé dans des factures détaillées (à retrouver dans « Settings/Account », rubrique « Invoice and Fees »).

Quelques principes généraux à connaître, valables pour les trois formules et les trois cycles :

  • Les factures sont toujours émises en dollars, indépendamment de la devise utilisée dans votre boutique et du pays où vous exercez votre activité.
  • La première facture est émise le jour où la période gratuite d’essai se termine, ou le jour où vous choisissez une formule payante.
  •  Ensuite, une facture est émise tous les 30 jours.
  • Des factures intermédiaires peuvent aussi être émises, si votre plafond de dépenses quotidien ou mensuel est dépassé en cours de cycle (ce plafond varie selon la formule et est précisé, pour votre compte, juste en dessous de la mention « Invoice and Fees »).

Il est donc normal, si votre boutique rencontre un grand succès et que vous avez de multiples transactions client, que le cumul des sommes dues à Shopify génère une ou plusieurs factures intermédiaires durant un mois de facturation en cours.

Cette fonction permet à chaque vendeur de suivre ses dépenses de plus près et de ne pas devoir régler une facture trop importante à la fin des 30 jours.

Voici ce que peut contenir une facture Shopify, dans les cas les plus courants :

  • La formule d’abonnement elle-même, lorsqu’elle est payée au mois
  • Le coût (mensuel ou unique) des applications et thèmes payants (ces derniers sont non remboursables, une fois achetés)
  • Les frais appliqués une seule fois, comme l’enregistrement d’un domaine
  • Les frais de transaction retenus sur les paiements des clients, lorsque le mode de paiement Shopify n’est pas utilisé (celui-ci n’est utilisable que par les boutiques localisées aux USA, au Canada et au Royaume-Uni)
  • Des crédits remboursés par Shopify

Pour certains types de boutiques précises, notamment lorsqu’elles sont en activité aux USA, des frais supplémentaires, liés à des charges et taxes particulières peuvent être appliqués.

Toutes les factures sont consultables et téléchargeables, pour un suivi précis de votre comptabilité.

Vous pouvez savoir, à tout moment, où en est votre boutique dans le cycle de facturation en cours, en cliquant sur le bouton « View Shopify account summary », au-dessus de la liste des factures.

 

Le cas particulier des applications payantes

 

Comme il y a peu de chances que toutes vos apps payantes soient installées le même jour, notez qu’il est logique de voir, dans une facture incluant des applications, diverses dates mentionnées pour chacune d’entre elles.

Ceci est simplement dû au fait que les cycles se chevauchent, mais cela n’a aucune incidence sur le montant dû : au moment où la facture est émise, elle prend simplement en compte les apps qui n’ont pas été payées depuis le précédent cycle de facturation.

Par exemple, une app X qui « tourne » du 15 au 14 chaque mois et une app Y qui tourne du 22 au 21 se retrouveront toutes les deux sur la facture émise le 25, s’il s’agit de votre date habituelle de facturation.

Ceci n’a d’importance que dans un seul cas : lorsque vous avez l’intention de désinstaller une application payante. Assurez-vous de le faire juste avant la fin de son propre cycle de facturation, pour ne pas vous retrouver à la payer pour rien pendant la période qui suit sa désinstallation.

Pour consulter le détail de vos apps payantes, vous pouvez vous rendre dans le détail d’une facture et cliquer sur «  X charges » de la ligne « Applications ». Vous y verrez le cycle propre à chacune et le détail des coûts associés.

 

La mise en pause ou la fermeture d’une boutique

 

En bas de la page « Settings/account », vous avez la possibilité de mettre votre boutique temporairement en pause (ce qui peut être utile si vous vendez des produits saisonniers ou que vous avez besoin de remanier votre boutique) ou de la supprimer définitivement (si vous cessez votre activité de vente).

Dans le premier cas, vous conservez un accès complet à l’administration de la boutique et elle restera visible des clients, sans possibilité pour eux d’acheter les produits, pour un coût d’abonnement réduit à 14 $ par mois. Pensez à bien désinstaller les apps payantes que vous pourriez avoir mises en place, pour ne pas être subir de facturation inutile pendant cette période.

Une boutique mise en pause peut être réactivée à tout moment, en sélectionnant un nouveau type de souscription (attention, vous ne revenez pas automatiquement à la formule que vous aviez précédemment, il vous faut la sélectionner).

Notez que la navigation normale et la mise au panier restent possibles pour le client, et que seule la validation finale de la commande est bloquée.

Il est donc conseillé, pendant la mise en pause de la boutique, de la protéger par un mot de passe et de faire figurer un message d’accueil indiquant à quelle date elle sera rouverte. Vous avez aussi la possibilité d’installer un thème spécifique capable de cacher les boutons relatifs aux prix et à la mise au panier, pour éviter de créer de la frustration inutile.

Dans le cas d’une fermeture complète, notez que Shopify préserve vos données pendant 30 jours, au cas où vous changeriez d’avis. Vous devez aussi penser, avant, à transférer tout nom de domaine personnalisé que vous auriez utilisé dans Shopify, sinon il sera perdu à la fermeture, car vous n’aurez plus accès à l’administration.

Voilà, j’espère que ce petit tour dans les fonctions administratives de Shopify vous aura été utile pour y voir plus clair.

Nous aborderons d’autres aspects (et ils sont nombreux !) du logiciel dans de futurs articles.

À très bientôt pour la suite !