Tuto 4 / 4 : la Timeline

Voici un 4e focus Shopify, qui sera le dernier consacré aux principes génériques à connaître quand on se lance, côté manipulations et outils, avant de passer à la présentation détaillée des sections majeures de votre boutique.

Aujourd’hui, je vais d’abord vous parler d’une fonction qui n’est pas toujours très (ou bien) utilisée par les débutants, alors qu’elle est vraiment intéressante (surtout si d’autres personnes que vous interviennent dans la gestion de la boutique).

Il s’agit de la fonction « Timeline » et je vous conseille d’apprendre à l’utiliser dès le lancement de votre boutique, pour en faire une habitude de traitement.

Ensuite, je vous présenterai rapidement quelques outils complémentaires fournis gratuitement par Shopify pour vous aider dans votre gestion quotidienne.

 

Ce qu’est la « timeline »

 

Il s’agit d’une forme d’historique qui permet de retracer la « vie » d’un client, d’une commande, d’un brouillon de commande ou d’un transfert dans votre boutique (un peu dans l’esprit de l’historique de votre profil personnel sur Facebook, par exemple).

Cette « timeline » contient un certain nombre d’actions enregistrées automatiquement par Shopify, comme le passage horodaté d’une commande ou d’un paiement, ainsi que les envois automatiques de mails ou fichiers programmés par le système.

Mais elle peut aussi être enrichie par des notes ou commentaires internes, qui vont faciliter le passage d’informations entre plusieurs administrateurs, ou encore vous servir de mémos si vous assurez vous-même toute la gestion de votre boutique.

C’est une fonction précieuse quand on veut gérer de façon centralisée son service client et l’on peut aussi y attacher des pièces jointes.

Ces commentaires ne sont jamais visibles côté client et sont seulement accessibles du côté administration, dans certaines pages précises.

 

Principes généraux d’utilisation de la « timeline »

 

  • Notez d’abord qu’un ajout à la « timeline » n’est visible que dans l’élément concerné. Par exemple, un commentaire laissé sur une commande ne sera pas visible sur une autre commande. Chaque « timeline » est donc unique.
  • Si vous mentionnez un membre de votre équipe dans un commentaire (en utilisant la fonction @nom-du-collaborateur), il recevra automatiquement un mail incluant le commentaire en question.
  • Si le collaborateur en question administre Shopify sur son smartphone, en mode « application », il recevra immédiatement une notification.
  • Si vous ne mentionnez personne, aucun email n’est déclenché et le commentaire s’inscrit simplement dans l’administration de la boutique.
  • Attention, si vous imprimez la page d’une commande, les éléments de sa « timeline » sont également imprimés, par défaut. Pour éviter cela, vous devez d’abord décocher la case « Show comments ».

Ajouter un commentaire à une « timeline »

 

Rappel : la fonction est accessible sur les pages appartenant aux sections « Orders », « Draft Orders », « Customers » et « Transfers ».

  • Sélectionnez la commande, le brouillon, le client ou le transfert que vous voulez commenter.
  • En dessous de la partie principale, se trouve la section « Timeline », avec un champ de saisie « Leave a comment ».
  • Vous pouvez y noter un simple texte, pour référence.
  • Vous pouvez aussi y saisir des émoticônes, des noms de collaborateurs (en faisant d’abord figurer le symbole @, ce qui fera apparaître la liste de noms proposée par Shopify), des ressources internes de la boutique (voir plus bas pour le détail) ou y attacher des fichiers (voir plus bas pour le détail), en utilisant les icônes disponibles à droite.
  • Puis vous cliquez sur « post ».

Précisions pour la fonction « ressource interne »

 

Elle correspond au symbole # que vous pouvez voir à côté du @ de mention.

En utilisant ce symbole suivi d’une lettre (la minuscule suffit, mais je vous note l’exemple en majuscule, pour plus de lisibilité), vous pouvez créer un lien vers une ressource interne à la boutique :

  • Tapez #O (pour « Order ») pour mentionner une commande
  • Tapez #D (pour « Draft ») pour mentionner un brouillon de commande
  • Tapez #T (pour « Transfer ») pour mentionner un transfert
  • Tapez #C (pour « Customer ») pour mentionner un client
  • Tapez #P (pour « Product ») pour mentionner un produit
  • Tapez #V (pour « Variante ») pour mentionner une variante

Dès que vous avez tapé #lettre, Shopify vous propose une liste de choix relatifs au type d’élément, parmi lesquels sélectionner celui que vous souhaitez.

Vous pouvez même, si vous avez beaucoup d’items dans une section donnée, taper les premières lettres de celui qui vous intéresse, pour une sélection plus fine. Par exemple, #Ptshirt si vous cherchez un modèle de t-shirt dans la liste.

Dans tous les cas, l’item apparaîtra sous forme de lien dans votre commentaire, vous permettant de faire référence à un autre élément. Par exemple, vous pouvez faire référence à une facture dans la « timeline » d’un client. Ou encore, faire référence à une variante dans la « timeline » d’un produit, etc.

Notez que vous pouvez aussi :

  • Cliquer directement sur l’icône # à droite, pour accéder à une liste d’items.
  • Copier-coller directement l’adresse interne d’un item dans le champ de commentaire, pour qu’il se transforme en lien cliquable.

Précisions pour la fonction « fichier joint »

 

Attacher des pièces jointes à un commentaire peut être une fonction très pratique dans de nombreux cas, si vous voulez enrichir une « timeline ».

Quelques exemples :

  • Joindre la photo d’un article avant son expédition au client, pour garder une trace de son état, dans la « timeline » de la commande.
  • Joindre un compte-rendu d’échange effectué par mail avec un client ou un fournisseur, dans une « timeline » de client ou de transfert.
  • Joindre la photo d’une étiquette d’expédition ou d’un QR code.
  • Joindre la confirmation d’un virement bancaire ou la photo d’un chèque, lorsqu’un paiement client est effectué manuellement.

Tout dépend bien sûr de votre type de business, de vos pratiques de vente, du type de service client que vous assurez et de la taille de votre équipe.

Mais n’hésitez vraiment pas à tirer parti de cette fonction de pièce jointe, qui vous permet de garder un maximum d’informations utiles regroupées en un seul endroit.

 

Personnaliser l’avatar qui apparaît en « timeline »

 

Si vous travaillez avec d’autres administrateurs dans la boutique, il peut être pratique de personnaliser votre avatar, pour que chacun sache facilement qui a commenté quoi.

Cette personnalisation se fait dans votre page de profil (accessible, pour rappel, via la page « Account » ou grâce au raccourci à taper : ME), où vous pouvez télécharger votre avatar.

 

Outils complémentaires fournis par Shopify

 

Pour terminer ces premiers focus consacrés aux outils, je vous propose de noter le raccourci suivant : https://www.shopify.com/tools

Il s’agit d’une page (en anglais), dans laquelle Shopify vous propose une liste d’outils gratuits qui peuvent vous aider à gérer votre activité.

Ces outils ne s’utilisent pas à l’intérieur de l’interface d’administration de la boutique (à la différence des applications), mais vous proposent des fonctions supplémentaires très utiles pour les débutants.

Voici une présentation rapide de cette boîte à outils :

  • « Logo maker » vous permet de créer en quelques clics un logo utilisable dans votre boutique. Cette fonction ne remplace évidemment pas la création originale d’un graphiste, mais peut vous permettre de proposer une identité visuelle temporaire, le temps pour vous de développer votre activité.
  • « Business name generator » est à utiliser si vous ne savez pas comment nommer votre boutique (et son adresse Web). En saisissant un mot-clef, vous obtenez une liste de propositions qui tiennent compte des adresses déjà utilisées sur le Web et sont des variations autour du mot-clef initial.
  • « Slogan maker » est un outil pensé pour les boutiques anglophones, dans lequel des listes de slogans vous sont proposées sur la base d’un mot-clef. Si vous parlez anglais, vous pourrez toujours y trouver des sources d’inspiration pour le slogan de votre activité de e-commerce.
  • « Pay stub generator tool » est également un outil plutôt réservé aux entrepreneurs anglophones, qui permet de générer un reçu de paiement lorsqu’on emploie des collaborateurs. Même s’il n’a pas été conçu pour les francophones, vous pourrez néanmoins vous inspirer de ses rubriques pour créer des reçus complets et personnalisés.
  • « QR code generator » est, par contre, un outil que je vous recommande fortement d’utiliser pour toute votre communication papier, email, etc. En quelques clics, vous créez gratuitement un QR code prêt à l’emploi qui contient votre adresse email et une donnée au choix (adresse de la boutique, téléphone, sms ou simple texte).
  • « Terms and conditions generator » permet de créer le texte d’une page de conditions générales, en incluant les dispositions les plus courantes, mais ce texte sera en anglais. Il peut donc être utilisé dans votre boutique multilingue ou servir de base à la rédaction de vos propres conditions générales en français. Attention de bien y intégrer les éléments de législation propres au pays où votre activité est enregistrée.
  • « Business card maker » est un générateur de carte de visite, qui vous demande de saisir vos coordonnées et votre logo, et vous affiche un modèle de carte directement imprimable. Dans le même esprit que « Logo maker », il ne remplace pas les services d’un professionnel, mais peut être une solution temporaire intéressante quand on débute.
  • « Gift certificate template » vous permet de préparer un bon-cadeau prérempli et imprimable. En utilisant dedans un code de réduction généré dans la boutique (via la page « Discounts », vous pouvez donc proposer de façon professionnelle et claire ce bon à des clients ou prospects, pour le produit de votre choix ou un montant précis à valoir sur toute votre boutique. Attention, cet outil ne crée donc pas la réduction elle-même, mais vous permet de la mettre en forme dans un modèle préétabli.
  • « Invoice generator » est un outil de facturation, grâce auquel vous pouvez établir un document clair et complet en quelques clics (vérifiez bien que ses diverses rubriques sont compatibles avec la législation du pays dans lequel vous exercez votre activité). Il ne se substitue pas au système de facturation inclus dans Shopify, qui vous permet d’établir les factures relatives aux commandes passées dans votre boutique, mais peut vous servir de logiciel complémentaire pour d’autres types de relations commerciales avec des partenaires, fournisseurs, etc.
  • « Purchase order template » sert à établir des formulaires de commande pour les fournisseurs. Attention, les mêmes précautions légales que celles que j’ai déjà évoquées s’imposent.
  • « Privacy policy generator » est similaire à « Terms and conditions generator », mais s’applique à la création d’une page pour la protection des données privées.
  • « Refund policy generator » est similaire, mais s’applique à la politique de remboursement et de retour des produits.
  • « Shipping Label Template » permet de créer des étiquettes d’expédition pour vos colis physiques, si vous vendez des produits physiques que vous envoyez vous-même à vos clients.
  • « Mockup templates » vous donne la possibilité de simuler l’impression de vos designs sur divers objets (T-shirts, mugs, etc.), pour visualiser le rendu.
  • « Bill of lading template » vous permet de créer un document de transport complet qui facilitera l’envoi de produits dans d’autres pays en étant joint au colis, puisqu’il contient toutes les informations nécessaires à un passage de douane, notamment.
  • « Barcode generator » est un générateur très pratique de codes-barres téléchargeables et/ou imprimables, que vous créez en quelques clics et recevez par email. Une fonction utile pour la vente de produits physiques, les codes-barres pouvant être ajoutés à la « timeline » d’un article (comme vu plus haut), via la fonction de pièce jointe.
  • « Online image resizer » simplifie le traitement des tailles d’image, pour que vous puissiez, sans logiciel compliqué, retailler un visuel qui sera utilisé dans votre boutique, votre emailing, etc.
  • Enfin, vous avez 4 types de « calculators » à disposition, qui sont notamment utiles pour estimer les commissions de PayPal, vos frais de marketing ou vos marges.

En dehors de l’interface boutique à proprement parler, Shopify met donc de nombreuses ressources à votre disposition et je vous conseille d’aller les consulter, ne serait-ce que par curiosité.

Voilà, nous avons parcouru la base des outils dans ces quatre premiers focus et je vous retrouve donc dans le prochain article avec plus d’informations et conseils autour des fonctions principales de votre boutique.

À très bientôt pour la suite !