Dans ce nouvel article consacré à la fonction « Orders » de Shopify, je vais vous parler de fonctions complémentaires qui n’ont pas encore été vues précédemment, à commencer par la recherche, le tri et l’impression.

 

Organiser ses commandes

 

Dès que votre boutique va avoir un peu de succès (que je vous souhaite rapide !), vous allez vite être débordé par les pages de commandes dans votre administration Shopify.

À raison d’une ligne créée par commande passée, il suffit que vous fassiez quelques ventes par jour pour vous retrouver avec plusieurs dizaines de sous-pages dans la section « Orders / Orders » (raccourci clavier GO, pour rappel).

Il est donc important de savoir maîtriser toutes les fonctions relatives à l’organisation et vous allez notamment utiliser les « bulk actions » déjà présentées et mentionnées dans plusieurs articles de cette série de tutos.

 

Trier sa liste de commande

 

Par défaut, votre liste de commandes est toujours présentée avec la plus récente en première page et en haut de la liste.

Vous pouvez bien sûr agir sur cette organisation (comme dans tous les systèmes de listes au sein de Shopify), en cliquant sur les intitulés des colonnes :

  • Par nom du client (« Customer »), de A à Z ou de Z à A.
  • Par statut du paiement de la commande (« Payment status »)
  • Par statut du traitement de la commande (« Fulfillment status »)
  • Par valeur totale de la commande

En cliquant deux fois sur l’intitulé d’une colonne, vous inversez le sens du tri pour ce critère.

 

Filtrer sa liste de commandes

 

Dès qu’une liste est longue, le simple tri devient souvent insuffisant si vous recherchez un type de commande particulier.

Vous allez alors utiliser la fonction de filtre (de façon comparable aux manipulations vues dans les focus consacrés aux clients), en cliquant sur « Filter orders », à gauche de la barre de recherche.

Pour la page « Orders », les filtres disponibles sont les suivants, avec les valeurs correspondantes qui vous sont proposées :

  • « Status / open, archived, canceled » : statut de la commande / ouverte, archivée ou annulée.
  • « Payment status / authorized, paid, partially refunded, partially paid, pending, refunded, unpaid, voided » : statut du paiement / autorisé, payé, partiellement remboursé, partiellement payé, en cours, remboursé, impayé, annulé.
  • « Fulfillment status / fulfilled, not fulfilled, partially fulfilled, unfulfilled » : statut du traitement de la commande / traitée, partiellement traitée, non traitée.
  • « Tagged with / filter by a custom tag created by you » : commande taguée avec… (selon vos propres étiquettes ajoutées.
  • « Sales channel » : commande passée via tel ou tel canal de vente actif dans Shopify.
  • « Location » : n’apparaît que si vous utilisez Shopify pour de la vente en point de vente physique.
  • « Chargeback status / needs response, under review, won, lost » : statut de rétrofacturation de la commande (si le client a contesté un paiement auprès de sa banque) / en attente de réponse, en cours d’analysé, gagné, perdu.
  • « Risk level / medium or high, high, medium, low » : niveau de risque du paiement / moyen ou élevé, élevé, moyen, faible.
  • « Date/ in the last week, in the last month, in the last 3 months, in the last year, on or before, on or after » : date de passage de la commande / durant la semaine précédente, durant le mois précédent, dans les trois mois précédents, durant l’année précédente, le ou avant, le ou après.
  • « Customer » : nom du client.
  • « Credit card » : selon les quatre derniers chiffres de la carte bancaire.

Je vous rappelle que vous pouvez appliquer plusieurs filtres à la fois, pour affiner une recherche, et je vous renvoie vers le focus sur la section « Customers » dans lequel j’explique toutes les manipulations, puisque le principe est similaire.

 

Utiliser simultanément la fonction de filtrage et les « bulk actions »

 

Imaginons que vous vouliez capturer manuellement les paiements de toutes vos commandes qui sont en statut impayé.

Pour faire cela, vous allez d’abord filtrer les commandes qui répondent au critère impayé, pour n’avoir que cette liste à l’écran, puis cliquer sur le bouton « bulk actions » et choisir l’action « Capture order payments ».

Cette logique peut s’appliquer à divers cas de figure, en fonction de votre activité et de votre façon de vendre.

 

La fonction de recherche

 

En complément du tri et des filtres, vous pouvez (comme pour toute liste de données dans Shopify) utiliser la barre de recherche pour trouver rapidement une commande précise.

Dans la page « Orders », vous pouvez utiliser de nombreux termes de recherche, qui incluent notamment : le nom du client, le ou les produits inclus dans la commande, le SKU (référence donnée au produit), le pays du client, etc.

 

La sauvegarde des tris et recherches

 

Une fois qu’une recherche a été effectuée (quelle que soit la méthode choisie), vous pouvez sauvegarder votre critère de tri des commandes (selon la même logique que la manipulation vue dans le focus sur les clients), en cliquant sur « Save this search », à droite de la barre de recherche.

De cette façon, vous pouvez par exemple sauvegarder une recherche « Clients de Suisse » ou « Commandes impayées » ou encore « Commandes à traiter » ou « Commandes passées par téléphone ».

Comme vos sauvegardes se mettent automatiquement à jour pour tenir compte de l’évolution en temps réel de vos commandes, il existe de nombreuses façons d’utiliser cette fonction et vous allez pouvoir gagner beaucoup de temps dans votre gestion administrative et comptable.

Par exemple, si vous avez créé une liste de « Clients de Suisse », tout client qui déménagerait et modifierait son adresse à sa commande suivante serait supprimé de cette liste sans que vous ayez rien à faire.

 

L’impression d’une commande

 

Que vous vouliez archiver une copie papier d’une commande ou insérer un document professionnel dans le colis d’un client, Shopify vous donne la possibilité d’imprimer les éléments qui constituent la commande.

Pour cela :

  • Entrez dans la commande qui vous intéresse.
  • Cliquez sur le bouton « Print » en haut à droite.
  • Choisissez vos paramètres dans la boîte d’impression et validez.

Si vous souhaitez personnaliser l’apparence de vos impressions et avoir plus de fonctions disponibles, vous allez avoir besoin d’installer une application complémentaire.

Dans l’App store, celle-ci peut vous intéresser : https://apps.shopify.com/order-printer

Order Printer est une app gratuite très utile si vous avez une activité qui nécessite beaucoup d’envois manuels. Elle va vous permettre de créer des modèles d’impression, des factures, des étiquettes d’envoi, etc.

 

Les fonctions de gestion plus complexes

 

Traiter des commandes et recevoir des paiements est la base des actions, mais vous pouvez faire beaucoup plus dans la section « Orders » :

  • Consulter et commenter la « timeline » d’une commande.
  • Ajouter des tags à une commande, en l’éditant.
  • Contacter le client à propos de sa commande.
  • Renvoyer un email automatique au sujet d’une commande.
  • Suivre le fil RSS de vos commandes.
  • Activer le système de « push notifications ».
  • Consulter le statut d’une commande, du point de vue du client
  • Archiver une commande traitée

Voici donc l’essentiel à connaître sur ces fonctions.

 

La « timeline »

 

Je l’ai longuement évoquée dans un précédent article (le quatrième focus consacré aux manipulations générales) et je vous renvoie donc vers les explications que j’y ai données, qui sont valables pour toutes les sections dans lesquelles elle apparaît.

Je vous rappelle qu’elle vous permet d’insérer des commentaires (non visibles par le client) où vous pouvez mentionner un membre de votre staff, attacher des pièces jointes, lier l’item à d’autres items (produits, autres commandes, etc.).

Dans le cas d’une commande, la « timeline » se trouve en bas de la page de détails de la commande et elle récapitule toutes les étapes chronologiques d’une commande, l’événement le plus récent apparaissant en haut de la liste.

 

Les tags

 

En plus des tags ajoutés automatiquement à une commande par Shopify durant le processus général (« Captured », « paid », et « fulfilled »), vous avez peut-être besoin de personnaliser certaines étapes qui sont propres à votre boutique et aux particularités de votre processus de vente (comme un statut « produit échangé » ou « colis préparé »).

Pour pouvoir référencer vos commandes avec ces termes, afin de pouvoir facilement les retrouver ensuite, vous allez utiliser la fonction des tags.

Dans la page de détails de la commande, saisissez dans le champ « Tags » (en bas à droite) les termes de votre choix. Les tags de commande sont limités à 40 caractères.

Une fois qu’un tag a été créé, il est proposé en dessous du champ pour toute future commande, afin que vous puissiez facilement réutiliser les mêmes.

Notez que certaines applications (les programmes de fidélité, par exemple) peuvent utiliser automatiquement ce champ pour y entrer des données qui leur sont propres. Attention de ne pas supprimer les tags correspondants, car cela rendrait l’application correspondante non fonctionnelle.

 

Contacter un client

 

À partir de la page de détails de la commande, vous pouvez facilement contacter un client (sans avoir besoin de repasser par la page « Customers ».

Il vous suffit de cliquer sur l’adresse email en haut à droite, sous le nom du client.

Une boîte de dialogue déjà présentée précédemment va apparaître. Je ne reviens pas sur les manipulations possibles ici, puisque j’en ai déjà beaucoup parlé.

Je rappelle simplement que la personnalisation de tous les templates d’emails seront traités dans des focus liés au thème de la boutique.

 

Renvoyer un email automatique

 

Si un client vous contacte parce qu’il ne retrouve pas un email envoyé par Shopify durant la commande, vous pouvez facilement lui renvoyer une copie, toujours à partir de la même page.

Rendez-vous dans la timeline, dans l’étape concernée (les emails concernés sont ceux où apparaît un bouton « Resend email »).

Sont par exemple concernés l’email de facturation ou les emails d’envois de produits numériques.

 

Suivre le fil RSS de vos commandes

 

Si vous voulez pouvoir suivre vos commandes sous forme de fil RSS (je ne m’étends pas ici sur ce qu’est un fil RSS, car ce n’est pas le plus important), vous pouvez le trouver à l’adresse : https://shopname.myshopify.com/admin/feed/orders.xml

 

Les « push notifications »

 

Si vous êtes souvent en déplacement, vous pouvez facilement suivre vos commandes en utilisant la « Shopify App » pour smartphone présentée au tout début de cette longue série d’articles.

Les notifications en direct s’activent dans les paramètres de l’application et vous pouvez aussi activer le badge Shopify, afin de voir les commandes en attente en un coup d’œil sur votre téléphone.

 

Le suivi de la commande, du point de vue du client

 

Quand un client termine sa commande, il reçoit automatiquement un lien de suivi qui lui permet de consulter le statut de la commande.

Pour voir ce qu’il voit, vous pouvez (en haut à droit de la page de détails de la commande) cliquer sur « … » puis sur « View order status page ».

Cette fonction est particulièrement intéressante si votre activité exploite un système de dropshipping automatisé ou utilise des transporteurs qui donnent des liens de tracking (sujets qui seront évoqués ultérieurement).

 

L’archivage d’une commande

 

Pour vous y retrouver plus facilement, vous avez intérêt à archiver les commandes traitées, afin qu’elles soient retirées de la liste des commandes ouvertes (elles n’apparaîtront donc plus dans l’onglet « Open » de la page).

Vous pouvez régler Shopify pour que cet archivage des commandes traitées soit automatique (dans la page de « Settings », section « Order processing »), mais vous pouvez choisir de procéder manuellement, commande par commande.

Pour cela, dans la page de détails de la commande, cliquez sur « … » en haut à droite, puis sur « archive » (vous pouvez aussi désarchiver une commande, en cas de besoin).

Suite et fin de l’exploration de cette section « Orders » très prochainement, notamment avec le détail des fonctions d’annulation et de remboursement.

À très bientôt pour la suite !