Nous continuons la découverte de la section « Orders » de Shopify, avec le cas un peu particulier de la création d’une commande manuelle et de l’envoi de la facture par email.

Car même si 99 % de vos commandes vont être gérées via le processus normal vu précédemment, durant lequel c’est le client qui génère la création d’une commande dans l’administration de Shopify, il est important que vous puissiez vous-même agir sur cette fonction.

 

Les cas où la création d’une commande manuelle est intéressante

 

Voici quelques situations concrètes où cette manipulation est nécessaire :

  • Lorsqu’une commande est passée par téléphone ou en personne.
  • Lorsque l’un de vos clients ne veut ou ne peut pas se servir normalement d’Internet, ou ne souhaite pas y laisser ses coordonnées bancaires.
  • Lorsque vous devez intégrer exceptionnellement à la commande un élément que vous ne souhaitez pas rendre disponible publiquement dans la boutique (produit ou mode d’envoi particulier).
  • Lorsque vous devez recréer une commande normale erronée, si le client s’est trompé lors de sa saisie.
  • Lorsque vous voulez vendre des produits à prix préférentiel (grandes quantités ou tarifs négociés avec le client).
  • Lorsque vous voulez gérer une précommande.

Dans toutes ces situations, vous allez contourner le processus automatique normal de commande.

 

Principes généraux

 

  • Il existe plusieurs composantes dans la fonction de commande manuelle : l’envoi d’une facture à un client (pour un règlement en ligne), la saisie d’un paiement ou l’enregistrement d’un brouillon de commande qui pourra être transformé en commande complète par la suite.
  • La création d’une commande manuelle se fait à partir de la page « Orders / Orders », en cliquant sur le bouton « Create order ».
  • Chaque commande manuelle peut inclure, de façon individuelle et personnalisée :
    • Un ou plusieurs produits
    • Des réductions, sur tout ou partie de la commande
    • Des frais d’expédition et des taxes
    • Un client (déjà existant dans Shopify ou nouveau)
  • À partir du moment où une commande est créée, il vous est possible de :
    • Faire parvenir la facture au client par email
    • Accepter manuellement un paiement
    • Sauvegarder cette commande sous forme de brouillon.

Ce brouillon peut être complété et modifié par la suite, mais si un paiement est enregistré dedans, il se transforme en commande effective.

Nous allons voir ces diverses possibilités dans le détail, en partant de la page des commandes et en cliquant sur le bouton « Create order ».

 

Ajouter des produits

 

Dans la page de création de la commande, vous pouvez donc commencer par saisir vos produits (mais vous pourriez aussi saisir le client en premier, si vous le préférez) :

  • Ou en recherchant des produits existants via le champ « Find products » (ou en cliquant à droite sur « Browse products », pour avoir toute la liste des produits existants dans votre boutique).

Il peut s’agir de produits ou de variantes.

  • Ou en créant de zéro un nouveau produit, via le bouton « Add custom item ».

À tout moment, vous pouvez ajouter autant de produits que vous le souhaitez. Vous pouvez aussi supprimer un produit de la commande, en cliquant sur l’icône de suppression qui apparaît à côté de chaque ligne de la section « Order details ».

Si vous souhaitez « réserver » ces articles (dans le cas où vous avez activé le suivi d’inventaire pour ces produits), il est indispensable d’enregistrer cette saisie en brouillon de commande, en cliquant sur « Save draft order » en bas à droite. L’inventaire dans l’administration de Shopify ne sera pas modifié, mais cette « réservation » sera prise en compte côté boutique en ligne, aux yeux des clients.

 

 

Mettre en place une réduction

 

Une fois le ou les produits sélectionnés, vous pouvez choisir d’intégrer une réduction sur un produit de la commande ou sur toute la commande.

Attention de ne pas les cumuler par erreur, en choisissant bien l’une ou l’autre (sauf cas de figure justifiant l’application des deux types de réduction).

Les manipulations correspondantes se font sur la page de détails de la commande.

  • Pour une réduction sur un produit :
    • Cliquez sur le prix à côté de l’article
    • Choisissez le type de réduction (fixe ou pourcentage)
    • Indiquez éventuellement le motif de la réduction dans le champ « Reason ».
    • Cliquez sur « Apply ».
  • Pour une réduction sur toute la commande :
    • Cliquez sur « Add discount », en bas de la liste de produits.
    • Suivez les deux mêmes étapes que dans le cas précédent.

Ajouter des frais de port

 

Si la commande justifie la mise en place de frais de port, vous pouvez utiliser les réglages déjà existants dans votre boutique ou créer un tarif particulier.

  • À partir de la page de détails de la commande, cliquez sur « Add shipping ».
  • Sélectionnez l’un de vos tarifs existants ou cochez « Custom » et saisissez un montant spécifique dans le champ en dessous, en lui donnant un libellé.
  • Cliquez sur « Apply ».

Attention, si vous souhaitez utiliser l’un de vos tarifs globaux qui ont été paramétrés pour être utilisés dans des zones géographiques précises, vous devez d’abord compléter l’étape de saisie du client et de ses coordonnées, puis revenir mettre en place les frais d’expédition. À défaut, vous ne verrez pas dans les choix proposés les tarifications en question.

 

Ajouter ou supprimer des taxes

 

Par défaut, la configuration générale des taxes mise en place dans la boutique va s’appliquer à votre commande manuelle (le calcul est automatique), mais vous pouvez supprimer (ou ajouter, selon le cas) les taxes vous le souhaitez.

  • Cliquez sur « Taxes ».
  • Cochez ou décochez « Charge taxes » et sauvegardez.

 

L’ajout ou la suppression du client dans la commande

 

Cette étape est immédiatement nécessaire dans le seul cas évoqué plus haut, à savoir l’utilisation de frais de port localisés.

Si vous souhaitez ajouter un client :

  • Dans la section « Find or create a customer section », saisissez dans le champ de recherche les premières lettres du nom du client souhaité, s’il existe déjà dans Shopify.
  • Si vous devez ajouter un nouveau client, cliquez dans le menu déroulant sur « Create a new customer ».

Dans ce second cas, je vous renvoie sur l’un de mes précédents focus, consacré à la section « Customers », pour y retrouver la présentation de tous les champs de la fiche d’un client.

  • Une fois le client choisi ou créé, cliquez sur « Save » pour ajouter le client à la commande en cours.

Notez que tout nouveau client créé dans le cadre d’une commande manuelle se rajoute normalement à votre liste de clients (sur la page « Customers »).

Vous pouvez modifier les informations de contact client directement à partir de la page des détails de la commande en cours de création, en cliquant sur les boutons « Edit » à droite des diverses parties de la section « Customer ».

Si vous souhaitez supprimer le client ajouté à la commande, vous pouvez cliquer sur la croix à droite du libellé « Customer » (cette manipulation supprimera le client de la commande, mais pas de votre liste de clients globale).

 

Envoyer la facture par email

 

Cette facture va inclure un lien de commande qui va permettre au client de payer en ligne (selon les mêmes principes généraux que lors d’une commande normale dans votre boutique en ligne).

Pour effectuer cet envoi :

  • Cliquez sur le bouton « Email invoice ».
  • Dans la nouvelle fenêtre qui apparaît, saisissez l’adresse email du client et le message personnalisé que vous voulez inclure.
  • Cliquez sur « Confirm before sending ».
  • Vérifiez votre message, puis cliquez sur « Send notification ».

En envoyant cette facture par email, votre saisie se transforme automatiquement en brouillon de commande, même si vous n’avez pas effectué de sauvegarde manuelle.

Attention de ne pas donner à ce brouillon le statut « Paid », car alors le lien de paiement reçu par le client ne fonctionnerait plus.

C’est lorsque le client procédera à la validation et au paiement de sa commande que celle-ci perdra automatiquement son statut de brouillon et sera marquée comme payée dans votre liste de commandes.

Attention également, si vous ajoutez un produit à un brouillon de commande après avoir envoyé l’email au client : les frais de port ne se recalculeront pas pour tenir compte de l’ajout.

 

La prise en compte d’un paiement

 

Si le client ne désire pas payer via le lien reçu avec sa facture, vous pouvez prendre en compte son paiement manuellement, notamment par carte bancaire.

Pour cela, cliquez en bas de la page de commande sur :

  • « Mark as paid » : si le client vous a déjà réglé, par une méthode de paiement alternative (argent liquide, virement bancaire, chèque, etc.)
  • « Mark as pending » : si vous attendez le règlement et voulez donner un statut « en attente » à la commande.
  • « Pay with credit card » : si vous voulez saisir un paiement par carte bancaire.

Attention, dans ce dernier cas, il faut que vous ayez déterminé un mode de paiement par carte bancaire dans Shopify : si vous utilisez un système tiers en dehors de l’administration de votre boutique, vous ne pourrez pas utiliser cette option et devrez considérer le paiement comme manuel (premier cas).

Notez aussi que les frais habituels que vous payez pour votre boutique, lors des transactions par carte bancaire, s’appliquent de la même façon ici (je vous renvoie vers ma série de focus sur les paiements Shopify pour en savoir plus). Ces frais ne s’appliquent pas au cas du paiement manuel, si vous avez choisi la première option.

 

Retrouver, compléter ou utiliser un brouillon de commande

 

Tous vos brouillons de commande, qu’ils aient été créés par l’une ou l’autre des manipulations vues plus haut, peuvent être retrouvés dans la page « Orders / Drafts ».

Comme dans toutes les listes de Shopify, vous pouvez classer vos brouillons en cliquant sur les en-têtes des colonnes, faire une recherche, les filtrer, etc. (manipulations décrites dans le focus sur les clients).

En entrant dans le détail d’un brouillon, vous pouvez le modifier, le compléter, le transformer en facture lors d’un envoi par email au client, ou le réenregistrer, en reproduisant les manipulations vues jusqu’ici.

 

Dupliquer une commande existante ou un brouillon de commande

 

Pour gagner du temps, il peut être intéressant de repartir d’une trame de base à chaque commande manuelle (par exemple, si un même client passe fréquemment par ce mode de commande).

La fonction de duplication va conserver :

  • Le ou les produits de la page source
  • Les items personnalisés
  • Les informations client et ses coordonnées
  • Les notes et tags éventuellement inclus

Pour dupliquer une commande ou un brouillon existant :

  • Entrez dans le brouillon ou la commande qui vous intéresse.
  • Dans sa page de détails, cliquez en haut à droite sur le bouton « … », puis sur « Duplicate ».
  • Cela crée automatiquement un nouveau brouillon prérempli avec les informations issues de la page source.

À partir de là, vous pouvez reprendre les étapes vues plus haut, en personnalisant seulement les parties qui doivent être modifiées.

Ensuite, il ne vous reste plus qu’à envoyer la facture au client, saisir le paiement, etc.

Si vous devez fréquemment saisir des commandes manuelles, pour des cas de figure précis, je vous recommande donc de préparer des brouillons types que vous n’aurez plus qu’à dupliquer chaque fois que vous en aurez besoin, pour gagner beaucoup de temps dans la gestion de vos clients.

Je poursuivrai la découverte de la section « Orders » dans un prochain article, car il existe d’autres nombreuses fonctions à connaître, dont le remboursement, l’annulation, l’archivage, la fonction de suivi des colis, etc.

À très bientôt pour la suite !